E-Mail Server Einstellungen 👑

💡 Auf einen Blick

Wenn Sie sproof sign mit Ihrem eigenen Mailserver betreiben möchten, können Sie dies nach vorheriger Aktivierung durch unser Team direkt im Admin-Dashboard konfigurieren. Nach Eintragung Ihrer SMTP-Zugangsdaten wird die Konfiguration von sproof geprüft und anschließend freigegeben.

Bitte beachten Sie: Nach der Aktivierung Ihres Mailservers liegt die Verantwortung für den Versand und die Zustellung von E-Mails vollständig bei Ihnen.

📑 Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Aktivierung des Mailserver-Zugriffs

• Bitte wenden Sie sich an unser Sales-Team oder Ihre zuständige Ansprechperson im Customer Success Management, um die Mailserver-Integration freischalten zu lassen.

• Intern wird die Freischaltung in unserem System aktiviert.

• Danach erscheint in Ihrem Admin-Dashboard die Einstellmöglichkeit zur Nutzung eines eigenen Mailservers.

2. Eintragung der Mailserver-Zugangsdaten

• Tragen Sie im Admin-Dashboard Ihre SMTP-Credentials ein (Mailserver, Benutzername, Passwort, Port, TLS/SSL).

• Nach Überprüfung der Angaben durch sproof wird Ihr Mailserver für den Versand transaktionaler E-Mails aktiviert.

3. Wichtige Hinweise zur Funktion und Verantwortung

• Nach Aktivierung des Mailservers hat sproof keinen Einfluss mehr auf:

  • die erfolgreiche Zustellung von E-Mails

  • mögliche Zustellfehler oder Rückläufer

  • die Öffnung oder Filterung der E-Mails durch Empfänger

• Stellen Sie bitte sicher, dass in Ihrem Mailserver:

  • transaktionale E-Mails nicht abbestellt werden können.

  • ausschließlich transaktionale E-Mails über den Server versendet werden.
    (Marketing- oder Informationsmails sind nicht betroffen.)

4. Branding in versendeten E-Mails

• Um alle über sproof versendeten E-Mails vollständig mit Ihrem Unternehmenslogo zu versehen, aktivieren Sie bitte im Admin-Bereich unter Branding/Email Branding die passenden Einstellungen.

5. Sonderfall: Nicht zustellbare E-Mails (Undeliverables)

• Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann, wird standardmäßig keine automatische Rückmeldung an den Absender gesendet.

• Jede E-Mail enthält jedoch im Header ein „Reply-To“-Feld.

• Konfigurieren Sie bitte Ihren Mailserver so, dass unzustellbare Mails an die dort angegebene Adresse weitergeleitet werden.

• Andernfalls gehen Rückläufer automatisch an die im System hinterlegte Admin-Adresse.

Wenn Sie technische Unterstützung bei der Konfiguration benötigen oder Fragen zur SMTP-Anbindung haben, steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung.

Last updated: August 19, 2026