💡 Auf einen Blick
Damit Dokumente digital signiert werden können, ist bei sproof Sign eine Konvertierung in das PDF-Format erforderlich. Verschiedene Dateiformate – darunter Word, Excel und PDF – werden automatisch umgewandelt, um die Signaturprozesse reibungslos und rechtssicher durchführen zu können.
Zudem unterstützt sproof Sign das Format PDF/A, das sich speziell für die langfristige, unveränderbare Archivierung eignet. Damit sind Ihre signierten Dokumente auch in Zukunft normkonform und lesbar.
📑 Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Unterstützte Dateiformate beim Upload
Aktuell können Sie folgende Dateitypen bei sproof Sign hochladen:
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Microsoft Word-Dokumente (.doc, .docx)
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Microsoft Excel-Dateien (.xls, .xlsx)
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PDF-Dateien
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OpenOffice-Dateien (sofern kompatibel)
Diese Formate werden beim Hochladen automatisch in ein PDF-Dokument konvertiert, um die digitale Signatur zu ermöglichen.
2. Hinweise zur automatischen PDF-Konvertierung
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Die Umwandlung erfolgt serverseitig und dient der Standardisierung für die Signaturprozesse.
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Nicht alle Originalformate sind normiert – insbesondere bei Excel-Dateien ist Vorsicht geboten:
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Achten Sie bitte auf den korrekt gesetzten Druckbereich, da die Umwandlung standardmäßig auf ein DIN-A4-Seitenformat erfolgt.
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3. Verwendung von PDF/A für Langzeitarchivierung
sproof Sign unterstützt das PDF/A-Format zur Einhaltung von Archivierungsrichtlinien. PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format, das speziell für die unveränderbare und langfristige Archivierung digitaler Dokumente entwickelt wurde.
Vorteile von PDF/A:
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Garantierte Unveränderbarkeit der Inhalte
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Langfristige Lesbarkeit durch standardisierte Struktur
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Hohe Kompatibilität mit Archivsystemen und Prüfbehörden
4. Wissenswertes zur Erstellung von PDF/A
Bei der Erstellung von PDF/A-Dokumenten sind einige Besonderheiten zu beachten:
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Alle visuellen Elemente (z. B. Logos, Schriftarten, Bilder) müssen eingebettet sein.
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Dynamische oder interaktive Inhalte (z. B. Formularfelder, eingebettete Medien) sind nicht zulässig.
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Es kann zusätzlicher Aufwand entstehen, wenn das Ausgangsdokument stark visuelle oder variable Komponenten enthält.
Wenn Sie Hilfe bei der Vorbereitung Ihrer Dokumente oder der Verwendung des PDF/A-Formats benötigen, wenden Sie sich gerne an unser Support-Team oder Ihren Customer Success Manager.